Die Seriennummer eines Kassengeräts ist mehr als nur eine Zahl – sie ist der digitale Fingerabdruck Ihres Systems.
Sie ist ein unverzichtbarer Bestandteil der gesetzlichen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassensysteme) und spielt eine zentrale Rolle bei der Überwachung und Kontrolle der gesetzlichen Bestimmungen.
Gesetzliche Anforderungen
Die genauen Anforderungen an Seriennummern können je nach Land und den geltenden Steuergesetzen variieren. In Deutschland regelt beispielsweise die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die technischen Anforderungen an Kassensysteme.
Generell gelten folgende Grundsätze:
Eindeutigkeit: Jede Seriennummer muss weltweit einzigartig sein.
Unveränderlichkeit: Die Seriennummer darf nach der Herstellung nicht mehr verändert werden.
Lesbarkeit: Die Seriennummer muss deutlich sichtbar und lesbar sein, in der Regel auf einem Typenschild am Gerät angebracht.
Aufbewahrung: Die Seriennummer muss über die gesamte Nutzungsdauer des Kassensystems dokumentiert werden.
Zweck der Seriennummer
- Identifikation: Die Seriennummer dient zur eindeutigen Zuordnung von Kassensystem und Betriebsstätte.
- Überwachung: Finanzbehörden können anhand der Seriennummer einzelne Geräte identifizieren und überprüfen.
- Reparatur und Wartung: Im Falle von Reparaturen oder Wartungsarbeiten ist die Seriennummer erforderlich, um die korrekte Ersatzteilversorgung und Dokumentation sicherzustellen.
- Nachweispflicht: Die Seriennummer dient als Nachweis für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
Technische Umsetzung - Generierung: Seriennummern werden in der Regel vom Hersteller des Kassensystems vergeben und sind häufig alphanumerisch aufgebaut.
- Speicherung: Die Seriennummer ist im System des Kassengeräts gespeichert und wird in der Regel auch auf dem Beleg ausgegeben.
- Übermittlung: Bei der Datenübermittlung an die Finanzverwaltung muss die Seriennummer ebenfalls enthalten sein.
Zusätzliche Anforderungen in Deutschland:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die TSE, ein sicherheitsrelevantes Modul im Kassensystem, verfügt ebenfalls über eine eigene Seriennummer.
- Aufzeichnungspflicht: Die Seriennummern von Kassensystem und TSE müssen in den Aufzeichnungen des Betriebes dokumentiert werden.
Fazit
Die Seriennummer ist ein unverzichtbares Element jedes Kassensystems. Sie dient der Identifizierung, Überwachung und Kontrolle und ist ein wichtiger Bestandteil der gesetzlichen Anforderungen. Durch die eindeutige Zuordnung von Kassensystem und Betriebsstätte trägt die Seriennummer zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Steuererklärung bei.
