FAQ

GoBD-konformes Arbeiten bezeichnet die Umsetzung sämtlicher GoBD-Anforderungen zu steuerrelevanten Dokumenten über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg. Zu den GoBD-Anforderungen zählen: 

• Unveränderbarkeit
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung 
• Richtigkeit 

Im Schreiben des BMF sind ausgeführt: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Für Unternehmen heißt dies konkret, dass in jedem Fall die Geschäftsführung für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist.

Die GoBD wurden mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht. In Kraft getreten sind die Grundsätze mit dem 01.01.2015. 

Die GoBD verlangen eine sogenannte „Verfahrensdokumentation“, in der der organisatorische und technische Prozess der Verarbeitung und Speicherung der Dokumente festgehalten ist. Daraus muss man auch ersehen können, wie die Daten wiedergefunden werden können und wie sie gegen Fälschung, Verlust oder Reproduktion gesichert sind.

An verschiedenen Stellen der GoBD wird auf diese Verfahrensdokumentation verwiesen, da sie eine wichtige Rolle für die Nachprüfbarkeit der Bücher spielt. Sie muss während derselben Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben, wie sie auch für die verarbeiteten Dokumente vorgeschrieben ist. Für diesen Zeitraum muss gewährleistet und nachgewiesen werden, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht.

Wie man diese Dokumentation konkret ausgestaltet, hängt allerdings von der Geschäftstätigkeit und auch vom eingesetzten Datenverarbeitungssystem ab. In jedem Fall muss sie eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation enthalten. Und sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Egal ob elektronische Rechnungen oder Geschäftsbriefe – auch E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht der GoBD. Es ist häufig üblich und auch akzeptiert, dass Rechnungen aus Schnelligkeits- und Umweltschutzgründen nicht in Papierform, sondern elektronisch verschickt werden. Diese Handhabung ist GoBD konform.

In diesem Fall werden Sie häufig eine Standardnachricht erhalten, die besagt, dass Sie im Anhang die gültige Rechnung finden (üblicherweise im pdf-Format). Wer solche E-Rechnungen erhält, muss diese aber unbedingt in ihrem Ursprungsformat abspeichern. Sind in der E-Mail selbst noch zusätzlich steuerrelevante Hinweise enthalten, möglicherweise Erklärungen zu Kürzungen, Erhöhungen oder anderen wichtigen Vorgängen, muss die gesamte E-Mail im Original aufbewahrt werden, nicht nur der Anhang.Es nützt auch nichts, diese Rechnung auszudrucken und abzuheften, da der Ausdruck nicht dem Originalformat der Rechnung, also in unserem Beispiel der pdf-Datei, übereinstimmt.

Für jedes System, dass Geschäftsvorfälle elektronisch verarbeitet (z. B. Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystem oder Kassensystem) muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

Die Verfahrensdokumentation muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der Datenverarbeitung verständlich, vollständig und schlüssig erläutern. Sie muss beschreiben, wie die Ordnungsvorschriften und die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Zum Beispiel wie Daten entstehen, verarbeitet und gespeichert werden, wie man sie wiederfinden und auswerten kann, und wie sie gegen Verlust und Verfälschung abgesichert werden.

Werden im Datenverarbeitungssystem Abkürzungen oder Symbole verwendet, müssen diese in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

In der Regel besteht die Verfahrensdokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Der Umfang der Dokumentation ist aber wieder abhängig von der Komplexität des Betriebes und der Art des Datenverarbeitungssystems.

Wird eine Verfahrensdokumentation geändert, muss die Änderung versioniert und die bisherige Version weiterhin abrufbar sein.

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.

Z 1 – Unmittelbarer Datenzugriff:

Der Finanzprüfer greift selbst auf das Buchführungssystem zu. Hierbei werden die Daten in der Software des Steuerpflichtigen gelesen und analysiert.
Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige muss hier das System zur Verfügung stellen und den Finanzprüfer einweisen. Der Prüfer muss eine Zugangsberechtigung für alle relevanten Daten und Auswertungen erhalten.

Z2 – Mittelbarer Datenzugriff:

Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass letzterer selbst auf die Daten für den Prüfer zugreift und diese für ihn auswertet.
Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige muss Hard- und Software, sowie gegebenenfalls vertraute Personen (Mitarbeiter) zur Verfügung stellen, die die Auswertung vollziehen.

Z3 – Datenträgerüberlassung:
Außerdem kann der Finanzprüfer auch einen Datenträger (USB-Stick o.ä.) verlangen, auf den der Steuerpflichtige alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten inkl. Bewegungs-, Stamm- und Metadaten (siehe maschinelle Auswertbarkeit oben) kopiert. Diese Kopie darf der Finanzprüfer selbst nicht erstellen. Den Datenträger muss man spätestens nach der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide wieder zurück erhalten.
Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige muss die maschinell auswertbaren Daten auf einem eigenen Datenträger zur Verfügung stellen. Sind die Daten nicht ausreichend, kann die Finanzbehörde neue Datenträger mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen