GoBD
Các nguyên tắc quản lý và lưu trữ chỉnh chu sổ sách, hồ sơ, tài liệu ở dạng kỹ thuật số cũng như các quy định việc truy cập thông tin dữ liệu.
Definition
Quy định quản lý
GoBD ist die Abkürzung von „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie ist eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums.
GoBD quy định việc lưu trữ thông tin điện tử và xử lý các tài liệu liên quan đến thuế. Những tài liệu này phải được lưu trữ sao cho không thể thay đổi hoặc có thể tra cứu những sự thay đổi nếu đã thay đổi. Ngoài ra, GoBD cũng quy định quyền truy cập, quyền kiểm soát và phạm vi ảnh hưởng của kiểm toán viên đối với tài liệu.
Điều này có nghĩa là...
Thoạt đầu nghe thì có vẻ rất phức tạp, nhưng chỉ đơn giản được hiểu rằng, các hồ sơ chứng từ có liên quan đến thuế cần được bảo quản sao cho chúng không thể bị thay đổi hoặc mỗi thay đổi đều có thể tra cứu và nắm bắt.
Lưu ý:
Các quy định này ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống ghi nhận dữ liệu mục đích kế toán. Ví dụ các mục sau cần tuân thủ GoBD: kế toán tài chính, hệ thống tính tiền, quản lý hàng hóa, kế toán tài sản, kế toán tiền lương, đồng hồ taxi, cân điện tử, hệ thống lập đơn, ghi nhận thời gian, lưu trữ bảo quản.
Zeitpunkt
GoBD được Bộ Tài chính Liên bang (BMF) giới thiệu lần đầu tiên vào ngày 14.11.2014 và các nguyên tắc này được áp dụng tại Đức kể từ ngày 01.01.2015.
Trong tháng 11 năm 2019 biên bản mới đã được công bố, có hiệu lực từ 1.1.2020. GoBD mới chứa những phương thức kỹ thuật số mới ví dụ như:
- Việc Chụp Ảnh các hóa đơn bằng điện thoại
- Lưu ý Công nghệ điện toán đám mây
Thông Tư Bộ Tài Chính (BMF)
Bạn có thể xem mô tả chi tiết về hai thông tư GoBD từ năm 2014 và 2019 dưới đây hoặc trực tiếp từ Bộ Tài chính Liên bang.
Verpflichtung
Mọi các nhân và tổ chức đóng thuế đều có trách nhiệm
Die GoBD gelten für jeden Unternehmer und alle Steuerpflichtigen sind gleichermaßen verpflichtet, egal ob Café Shop- Inhaber, Restaurant-Betreiber, Freiberufler oder Kleinunternehmer.
Với sự ra đời của GoBD, GDPdU và GoBS đã được thay thế và hợp nhất. Mục đích của Bộ Tài chính Liên bang là tạo ra sự rõ ràng của GoBD về mặt pháp lý và các quy định thống nhất cho các doanh nghiệp.
Vì vậy GoBD đã bao gồm GDPdU và cả GoBS.
- GoBS (1995): là viết tắt của Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, có nghĩa là Các nguyên tắc về hệ thống kế toán hợp lệ dựa trên công nghệ thông tin.
- GDPdU (2002) là viết tắt của Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, có nghĩa là Các nguyên tắc về truy cập dữ liệu và khả năng kiểm tra đối với chứng từ kỹ thuật số.
Yêu cầu & Nghĩa vụ
6 tiêu chí của GoBD
Để việc hạch toán kế toán tuân thủ GoBD (Nguyên tắc về Tiếp cận và Lưu trữ Dữ liệu Kỹ thuật số và Quyền Kiểm tra Dữ liệu), bên cạnh phần mềm và hệ thống phù hợp, còn nhiều yếu tố khác cần được xem xét, ví dụ như các yêu cầu nội bộ,quy định công việc và cả hành vi của người dùng.
Do đó, một phần mềm chỉ có thể là một công cụ giúp đáp ứng các yêu cầu về kế toán điện tử tuân thủ GoBD. Dưới đây là 6 nguyên tắc GoBD quan trọng nhất cần đáp ứng, chúng tôi đã gọp lại cho bạn.
- Chỉnh chu
- Đầy đủ & đúng
- Tức thời
- Có thể kiểm chứng
- Không thể sửa đổi
- Có thể hiểu được
Erklärung
Wichtig
Steuerrelevante Unterlagen & Verfahrensdokumentation
GoBD tuân thủ nếu tất cả các giao dịch kinh doanh liên quan đến thuế đã được ghi lại theo trình tự thời gian riêng lẻ, đầy đủ, chính xác, kịp thời và có trật tự và được lưu trữ theo quy định của GoBD. Tất cả các giao dịch kinh doanh làm thay đổi hoặc ghi lại lợi nhuận hoặc tài sản của công ty đều liên quan đến thuế.
Ví dụ: doanh số bán hàng tại cửa hàng, gửi và rút tiền mặt, thu nhập và chi phí hoạt động, thu nhập và đầu ra của hàng hóa, v.v. đều liên quan đến mục đích tính thuế.
Verfahrensdokumentation ( Verfahren= Cách Thức, Quy Trình - Dokumentation = Tài liệu) về cơ bản không gì khác hơn là Tài liệu ghi nhận quy trình diễn ra trong một doanh nghiệp. Một người giám định bên thứ ba phải có khả năng có được cái nhìn tổng quan về các quy trình liên quan đến thuế trong một khoảng thời gian hợp lý. Tài liệu này dùng để mô tả các quy trình về cách lập kế hoạch tuân thủ các nguyên tắc của GoBD.
Ohne eine Verfahrensdokumentation können Verantwortliche den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht einhalten. Deshalb ist diese Dokumentation wesentlicher Bestandteil der GoBD. zB.:
- Làm thế nào để dữ liệu liên quan đến thuế được chuyển giao từ hệ thống này sang hệ thống khác?
- Làm thế nào có thể đảm bảo rằng mọi thứ được chuyển giao đầy đủ và chính xác?
- Các Hóa đơn và biên lai được lưu trữ, bảo quản và số hóa như thế nào?
Tất cả điều này phải được mô tả trong Verfahrensdokumentation
Folgen bei Nichteinhaltung:
Schätzungen – Nachzahlung – Bussgeld
Việc không tuân thủ các nguyên tắc hoặc vi phạm GoBD có thể dẫn đến nhiều hậu quả khác nhau tùy theo mức độ. Nếu phát hiện những thiếu sót trong việc tuân thủ GoBD trong quá trình kiểm tra thuế và đặc biệt nếu chúng dẫn đến những thiếu sót khác, chẳng hạn như số tiền bị làm sai lệch hoặc che giấu, thì điều này có thể gây ra hậu quả hình sự về thuế. Như đã mô tả ở trên, cơ quan thuế tiến hành kiểm toán theo tiêu chí GoBD và tùy theo mức độ, có thể yêu cầu nộp thuế bổ sung hoặc tính lãi cho các khoản thanh toán bổ sung, lập các ước tính đòi thêm tiền hoặc thậm chí áp dụng các khoản phạt.
FAQ
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Hóa đơn thanh toán có thể được xuất dưới dạng giấy hoặc, nếu khách hàng đồng ý, dưới dạng kỹ thuật số ở định dạng PDF. Hiện tại, một hóa đơn thanh toán phải bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của cơ sở/doanh nghiệp
- Ngày phát hành hóa đơn thanh toán
- Số lượng và loại hàng hóa được giao hoặc loại và phạm vi của dịch vụ khác được cung cấp
- Giá trị (tiền) và số tiền thuế, cũng như thuế suất giá trị gia tăng hoặc tham chiếu đến việc miễn thuế.
- Số tiền theo từng phương thức thanh toán
- Thời điểm bắt đầu và kết thúc việc thanh toán/tính tiền của "giao dịch".
- Số giao dịch
- Số sê-ri của hệ thống ghi nhận điện tử và của mô-đun bảo mật.
- Bộ đếm chữ ký (hoặc Số đếm chữ ký)
- Giá trị kiểm tra
Nguồn: Văn phòng Tư pháp Liên bang Link
Bạn chỉ nên mua TSE (Thiết bị Bảo mật Kỹ thuật) thông qua nhà cung cấp hệ thống Kasse của bạn hoặc sau khi đã thống nhất với họ. Ngay cả khi TSE của các nhà sản xuất khác nhau trông giống nhau về mặt hình thức, mỗi nhà sản xuất lại có một giao diện hơi khác biệt và không có gì đảm bảo rằng mọi TSE đều tương thích với hệ thống Kasse của bạn.
Nếu bạn chưa có hệ thống thu ngân, chúng tôi rất vui được tư vấn cho bạn và cung cấp cho bạn một hệ thống thu ngân đã được cài đặt sẵn mô-đun TSE.
Đúng vậy! Trong khuôn khổ của Quy định về Bảo mật Hệ thống Thu ngân (Kassensicherungsverordnung), một nghĩa vụ xuất hóa đơn chung đã được ban hành. Hóa đơn phải bao gồm số sê-ri của máy tính tiền hoặc của thiết bị bảo mật kỹ thuật, bộ đếm chữ ký và một giá trị kiểm tra. Nếu hóa đơn được gửi cho khách hàng bằng điện tử, ví dụ như dưới dạng PDF, thì không còn yêu cầu in ra giấy nữa. Có một vài trường hợp ngoại lệ mà trong đó có thể nộp đơn xin miễn nghĩa vụ xuất hóa đơn (ví dụ: bán xúc xích tại nhà ga).
Mỗi máy tính tiền phải có một số sê-ri. Máy tính tiền này phải được đăng ký với cơ quan thuế bằng số sê-ri của nó. Kể từ ngày 01.01.2025, việc đăng ký có thể được thực hiện thông qua cổng điện tử "Mein Elster" và giao diện ERiC. Tại đó, bạn cung cấp thông tin doanh nghiệp của mình và thông tin về các thiết bị thu ngân bạn đang sử dụng. Đó là những thông tin bắt buộc.
- Tên của người nộp thuế
- Mã số thuế cá nhân của người nộp thuế
- ID xác thực, ví dụ: BSI-K-TR-nnnn-yyyy và số Serial của thiết bị TSE
- Số lượng thiết bị điện tử ghi nhận sử dụng (mỗi chi nhánh / địa điểm)
- Số lượng thiết bị thu ngân được sử dụng
- Số Serial của thiết bị Kasse sử dụng (tùy hãng sản xuất)
- Ngày mua hệ thống máy tính tiền (Kasse)
- Ngày ngững sử dụng hệ thống máy tính tiền. (Trong trường hợp : Bán, Hỏng, Cháy, Mất cắp v.v. )
