Kassennachschau
Seit dem 1.1.2018 ist die sogenannte Kassennachschau vorgesehen. Bei der Kassennachschau wird das Unternehmen vor Ort von der Finanzbehörde überprüft, ob die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß in der Registrierkasse erfasst werden.
Definition
Die Kassennachschau kann als eine unangekündigte Prüfung des Kassensystems durch das Finanzamt verstanden werden. Ziel dieser Prüfung ist es, die ordnungsgemäße Kassenführung zu überprüfen – insbesondere im Hinblick auf elektronische Kassensysteme.
Im Unterschied zur umfassenden Betriebsprüfung, die in der Regel vorher angekündigt wird und mehrere Tage oder Wochen dauern kann, handelt es sich bei der Kassennachschau um eine kurze, spontane Kontrolle, die meist nur wenige Stunden dauert. Im Fokus stehen dabei:
Die Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Transparenz der Bargeldgeschäfte.
Die Sicherstellung, dass das Kassensystem den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht – insbesondere der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Der Abgleich zwischen dem tatsächlichen Kassenbestand (Bargeld in der Kassenlade) und den im Kassensystem erfassten Daten.
Anwendungsbereich
Die Regelungen zur Kassennachschau gelten für alle Unternehmen in Deutschland, die ein Kassensystem zur Erfassung ihrer Umsätze nutzen – insbesondere bei Bargeldgeschäften oder bargeldähnlichen Zahlungsmethoden.
Für Restaurants und gastronomische Betriebe gehört die Kassennachschau zum Alltag, da diese Branche besonders stark und regelmäßig von solchen Prüfungen betroffen ist. Die Gründe dafür sind:
Hohes Bargeldaufkommen: Auch wenn bargeldlose Zahlungen zunehmend verbreitet sind, macht Bargeld in vielen Restaurants weiterhin einen erheblichen Teil des Umsatzes aus.
Hohe Anzahl an Transaktionen: Viele kleine Bestellungen erfolgen laufend über den Tag hinweg.
Komplexität der Vorgänge: Stornierungen, Änderungen, Teilzahlungen oder das Zusammenlegen von Rechnungen erhöhen das Risiko von Fehlern oder Manipulationen, wenn die Abläufe nicht klar dokumentiert und kontrolliert sind.
Prüfungsumfang
Gültigkeit
Bei einer Kassennachschau wird nicht das gesamte Unternehmen geprüft, sondern der Fokus liegt auf der Kassenführung und der Handhabung des Kassensystems. Die Hauptbereiche der Prüfung umfassen:
Elektronisches Kassensystem:
Überprüfung, ob das System über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt und diese ordnungsgemäß funktioniert, um Daten zu sichern und zu verschlüsseln.
Sicherstellung, dass jede einzelne Transaktion vollständig, korrekt und unveränderbar aufgezeichnet wird.
Prüfung, ob alle Daten im standardisierten Format DSFinV-K exportierbar sind, damit sie analysiert werden können.
Buchführung und Belege:
Abgleich des tatsächlichen Kassenbestands mit den Aufzeichnungen im Kassensystem und ggf. im Kassenbuch.
Kontrolle von gedruckten Belegen (Bons), Z-Bons (Tagesabschlussberichte) sowie Storno- und Korrekturbelegen, um die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Betriebliche Abläufe:
Das Finanzamt kann beobachten, wie Mitarbeitende das Kassensystem bedienen, und Fragen zu den Abläufen bei Transaktionen, Stornos oder Fehlerkorrekturen stellen, um mögliche Schwachstellen oder Manipulationsrisiken zu erkennen.
Es kann auch verlangt werden, eine Testbuchung durchzuführen, um zu sehen, wie das System die Transaktion verarbeitet und dokumentiert.
Folgen bei Nichteinhaltung:
Wenn ein Restaurant die Vorschriften zur Kassennachschau sowie die damit verbundenen steuerrechtlichen Regelungen nicht einhält, können folgende ernste Konsequenzen drohen:
Bußgelder: Es drohen Verwaltungsstrafen von bis zu 25.000 Euro, z. B. bei fehlender TSE, bei unsachgemäßer Nutzung des Kassensystems oder wenn die Daten nicht im vorgeschriebenen DSFinV-K-Format exportierbar sind.
Umfassende Betriebsprüfung: Eine Kassennachschau kann sich zu einer vollständigen steuerlichen Betriebsprüfung ausweiten, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt und den Betriebsablauf erheblich stören kann.
Hinzuschätzungen: Wenn die Kassenaufzeichnungen nicht verlässlich oder lückenhaft sind, darf das Finanzamt die Umsätze schätzen – in der Regel zum Nachteil des Unternehmens. Das kann zu Steuernachzahlungen sowie Zinsbelastungen führen.
Strafrechtliche Konsequenzen: Bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung, z. B. durch Manipulation des Kassensystems, drohen hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen gemäß dem deutschen Strafrecht.
Eine konsequente Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist daher unerlässlich, um finanzielle und rechtliche Risiken zu vermeiden.
CUKCUK.EU - Ihr vertrauenswürdiger Partner
Bei CUKCUK.EU verstehen wir die Herausforderungen, denen Restaurants bei der Einhaltung komplexer Vorschriften wie der DSFinV-K gegenüberstehen. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen:
- DSFinV-K-konformes Kassensystem mit integrierter TSE: Unser System ist so konzipiert, dass es alle deutschen gesetzlichen Anforderungen erfüllt, damit Sie beruhigt Ihr Geschäft führen können.
- Benutzerfreundliches System: Die intuitive und freundliche Benutzeroberfläche ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine schnelle Einarbeitung und minimiert Bedienungsfehler.
- Transparentes Transaktionsmanagement: Alle Transaktionen werden präzise, sicher und leicht nachvollziehbar für Prüfungszwecke erfasst.
- Engagierter Support: Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Seite, um Sie beim Übergang und im laufenden Betrieb zu unterstützen.
Lassen Sie nicht zu, dass die Last der gesetzlichen Vorschriften die Entwicklung Ihres Restaurants behindert. Lassen Sie CUKCUK.EU Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg begleiten!
FAQ
OFT GESTELLTEN FRAGEN
Kassenbons dürfen in Papierform ausgegeben werden oder bei Zustimmung des Kunden in digitaler Form im PDF-Format. Folgende Angaben muss ein Kassenbon aktuell enthalten:
- Name und Anschrift des Handwerksbetriebs
- Datum der Ausstellung des Kassenbons
- Menge und Art des gelieferten Gegenstands oder Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag sowie Umsatzsteuersatz bzw. Verweis auf eine Steuerbefreiung
- Betrag je Zahlungsart
- Zeitpunkt und Ende der Abrechnung des „Vorgangs“
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler
- Prüfwert
Quelle Bundesamt für Justiz: Link
Sie sollten die TSE nur über Ihren Kassenlieferanten bzw. in Abstimmung mit diesem kaufen. Auch wenn die TSE der verschiedenen Hersteller sich optisch gleichen, hat jeder Hersteller eine etwas unterschiedliche Schnittstelle und es ist nicht gewährleistet, dass jede TSE zu Ihrem Kassensystem passt.
Wenn Sie noch keine Kasse haben, beraten wir Sie gern und stellen Ihnen ein Kassensystem mit TSE Modul bereits installiert zur Verfügung.
Ja ! Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung wurde eine allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt. Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthalten. Wenn der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zugestellt wird, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich. Es gibt wenige Ausnahmefälle, in denen ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht gestellt werden kann. ( zB. Wurstverkauf im Station )
Jede Registrierkasse muss eine Seriennummer haben. Die Kasse soll mit ihrer Seriennummer beim Finanzamt angemeldet werden.
Ab dem 01.01.2025 kann die Meldung über das elektronische Portal „Mein Elster“ und die ERiC Schnittstelle erfolgen. Dort geben Sie Ihre Unternehmensdaten an und geben Informationen zu den von Ihnen verwendeten Kassengeräten an. Das sind die Pflichtangaben.
- Name des Steuerpflichtigen
- Steueridentifikationsnummer des Steuerpflichtigen
- Zertifizierungs-ID, zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy und Seriennummer der TSE
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (je Betriebsstätte / Einsatzort)
- Anzahl der verwendeten Kassengeräte
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
- Kaufdatum des Kassensystems
- Datum der Außerbetriebnahme des Kassensystems. (Verkauft, Defekt, Verbrannt, gestohlen usw.)
