Kassennachschau
Seit dem 1.1.2018 ist die sogenannte Kassennachschau vorgesehen. Bei der Kassennachschau wird das Unternehmen vor Ort von der Finanzbehörde überprüft, ob die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß in der Registrierkasse erfasst werden.
Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau kann als eine unangekündigte Prüfung des Kassensystems durch das Finanzamt verstanden werden. Ziel dieser Prüfung ist es, die ordnungsgemäße Kassenführung zu überprüfen – insbesondere im Hinblick auf elektronische Kassensysteme.
Im Unterschied zur umfassenden Betriebsprüfung, die in der Regel vorher angekündigt wird und mehrere Tage oder Wochen dauern kann, handelt es sich bei der Kassennachschau um eine kurze, spontane Kontrolle, die meist nur wenige Stunden dauert. Im Fokus stehen dabei:
Die Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Transparenz der Bargeldgeschäfte.
Die Sicherstellung, dass das Kassensystem den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht – insbesondere der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Der Abgleich zwischen dem tatsächlichen Kassenbestand (Bargeld in der Kassenlade) und den im Kassensystem erfassten Daten.
Anwendungsbereich
Die Regelungen zur Kassennachschau gelten für alle Unternehmen in Deutschland, die ein Kassensystem zur Erfassung ihrer Umsätze nutzen – insbesondere bei Bargeldgeschäften oder bargeldähnlichen Zahlungsmethoden.
Für Restaurants und gastronomische Betriebe gehört die Kassennachschau zum Alltag, da diese Branche besonders stark und regelmäßig von solchen Prüfungen betroffen ist. Die Gründe dafür sind:
Hohes Bargeldaufkommen: Auch wenn bargeldlose Zahlungen zunehmend verbreitet sind, macht Bargeld in vielen Restaurants weiterhin einen erheblichen Teil des Umsatzes aus.
Hohe Anzahl an Transaktionen: Viele kleine Bestellungen erfolgen laufend über den Tag hinweg.
Komplexität der Vorgänge: Stornierungen, Änderungen, Teilzahlungen oder das Zusammenlegen von Rechnungen erhöhen das Risiko von Fehlern oder Manipulationen, wenn die Abläufe nicht klar dokumentiert und kontrolliert sind.
Prüfungsumfang
Bei einer Kassennachschau wird nicht das gesamte Unternehmen geprüft, sondern der Fokus liegt auf der Kassenführung und der Handhabung des Kassensystems. Die Hauptbereiche der Prüfung umfassen:
Elektronisches Kassensystem:
Überprüfung, ob das System über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt und diese ordnungsgemäß funktioniert, um Daten zu sichern und zu verschlüsseln.
Sicherstellung, dass jede einzelne Transaktion vollständig, korrekt und unveränderbar aufgezeichnet wird.
Prüfung, ob alle Daten im standardisierten Format DSFinV-K exportierbar sind, damit sie analysiert werden können.
Buchführung und Belege:
Abgleich des tatsächlichen Kassenbestands mit den Aufzeichnungen im Kassensystem und ggf. im Kassenbuch.
Kontrolle von gedruckten Belegen (Bons), Z-Bons (Tagesabschlussberichte) sowie Storno- und Korrekturbelegen, um die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Betriebliche Abläufe:
Das Finanzamt kann beobachten, wie Mitarbeitende das Kassensystem bedienen, und Fragen zu den Abläufen bei Transaktionen, Stornos oder Fehlerkorrekturen stellen, um mögliche Schwachstellen oder Manipulationsrisiken zu erkennen.
Es kann auch verlangt werden, eine Testbuchung durchzuführen, um zu sehen, wie das System die Transaktion verarbeitet und dokumentiert.
Folgen bei Nichteinhaltung
Wenn ein Restaurant die Vorschriften zur Kassennachschau sowie die damit verbundenen steuerrechtlichen Regelungen nicht einhält, können folgende ernste Konsequenzen drohen:
Bußgelder: Es drohen Verwaltungsstrafen von bis zu 25.000 Euro, z. B. bei fehlender TSE, bei unsachgemäßer Nutzung des Kassensystems oder wenn die Daten nicht im vorgeschriebenen DSFinV-K-Format exportierbar sind.
Umfassende Betriebsprüfung: Eine Kassennachschau kann sich zu einer vollständigen steuerlichen Betriebsprüfung ausweiten, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt und den Betriebsablauf erheblich stören kann.
Hinzuschätzungen: Wenn die Kassenaufzeichnungen nicht verlässlich oder lückenhaft sind, darf das Finanzamt die Umsätze schätzen – in der Regel zum Nachteil des Unternehmens. Das kann zu Steuernachzahlungen sowie Zinsbelastungen führen.
Strafrechtliche Konsequenzen: Bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung, z. B. durch Manipulation des Kassensystems, drohen hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen gemäß dem deutschen Strafrecht.
Eine konsequente Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist daher unerlässlich, um finanzielle und rechtliche Risiken zu vermeiden.
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FAQ
OFT GESTELLTEN FRAGEN
Die Kassennachschau ist eine unangekündigte und spontane Prüfung durch das deutsche Finanzamt direkt in Ihrem Geschäftsbetrieb.
Der Hauptzweck besteht darin, die ordnungsgemäße Erfassung und Verwaltung der Umsätze – insbesondere von Bargeldgeschäften – über Ihr Kassensystem zu überprüfen. Ziel ist es, Steuerbetrug zu verhindern und die Transparenz der Geschäftsdaten sicherzustellen.
Alle Unternehmen in Deutschland, die ein Kassensystem zur Umsatzaufzeichnung nutzen – darunter insbesondere Restaurants und gastronomische Betriebe – sind von der Kassennachschau betroffen.
Der Prüfungsumfang konzentriert sich auf folgende Bereiche:
Kassensystem: Es wird geprüft, ob eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorhanden und ordnungsgemäß in Betrieb ist. Außerdem muss jede Transaktion vollständig, unveränderbar erfasst sein und das System muss die Daten im DSFinV-K-Format exportieren können.
Buchführung & Belege: Abgleich des tatsächlichen Bargeldbestands mit den Aufzeichnungen im System. Kontrolle von Belegen, Tagesberichten (Z-Bons) und anderen relevanten Unterlagen.
Betriebliche Abläufe: Beobachtung, wie das Personal das Kassensystem verwendet, um sicherzustellen, dass alle Prozesse regelkonform durchgeführt werden.
Bei Verstößen gegen die Kassennachschau können folgende ernsthafte Konsequenzen drohen:
Bußgelder: Geldstrafen von bis zu 25.000 Euro.
Betriebsprüfung: Eine umfassende und langwierige steuerliche Prüfung Ihres gesamten Unternehmens.
Hinzuschätzung: Das Finanzamt kann die Umsätze schätzen – meist höher als tatsächlich – was zu zusätzlichen Steuerforderungen führt.
Strafrechtliche Folgen: Bei vorsätzlichem Steuerbetrug drohen hohe Geldstrafen oder Freiheitsstrafen.
Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) ist eine gesetzliche Verordnung, die technische Anforderungen an Ihr Kassensystem stellt – z. B. die Pflicht zur Nutzung einer zertifizierten TSE, die Einzelerfassung aller Transaktionen sowie die Bereitstellung der Daten im DSFinV-K-Format.
Die Kassennachschau ist das Instrument der Finanzbehörde, um vor Ort zu überprüfen, ob Ihr Betrieb diese Vorgaben der KassenSichV und andere relevante Vorschriften tatsächlich einhält.
Kassennachschau: Eine unangekündigte, kurzfristige Prüfung durch das Finanzamt, die sich hauptsächlich auf das Kassensystem und die Erfassung von Bareinnahmen konzentriert. Ziel ist es, Manipulationen oder Unregelmäßigkeiten sofort vor Ort zu erkennen. Die Prüfung dauert in der Regel nur wenige Stunden.
Betriebsprüfung: Eine umfangreichere, im Voraus angekündigte Steuerprüfung, bei der das Finanzamt die gesamten Buchhaltungsunterlagen mehrerer Jahre überprüft – z. B. Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuer, Löhne usw. Diese Prüfung ist deutlich aufwändiger, komplexer und kann Wochen oder sogar Monate dauern.
➡️ Wichtig: Stellt das Finanzamt bei der Kassennachschau schwerwiegende Mängel fest, kann diese direkt in eine Betriebsprüfung übergehen.
Nein, das deutsche Gesetz verpflichtet nicht jedes Unternehmen zur Nutzung eines elektronischen Kassensystems. Allerdings gilt:
Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht – jede einzelne Transaktion muss vollständig, korrekt und unveränderbar dokumentiert werden, unabhängig davon, welches Aufzeichnungssystem Sie verwenden.
Für die meisten Gastronomiebetriebe mit hohem Transaktionsvolumen ist die Verwendung einer sogenannten „offenen Ladenkasse“ (also manuelle Kassenführung) nicht praxistauglich und wird vom Finanzamt häufig kritisch hinterfragt.
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem verwenden, muss dieses mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein und den Anforderungen der KassenSichV entsprechen.
👉 Aufgrund der Komplexität und des Tempos im Gastgewerbe ist der Einsatz eines zertifizierten Kassensystems in der Praxis der sicherste Weg, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Um gut vorbereitet zu sein und die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem eine zertifizierte TSE besitzt, regelmäßig aktualisiert wird und DSFinV-K-konforme Daten exportieren kann.
Schulen Sie Ihr Personal gründlich im Umgang mit dem Kassensystem sowie im richtigen Verhalten bei einer Kassennachschau.
Bewahren Sie alle Belege, Z-Bons und relevanten Unterlagen vollständig, strukturiert und zugriffsbereit auf.
Arbeiten Sie eng mit Ihrem Steuerberater zusammen, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Führen Sie regelmäßige interne Kontrollen durch, um die Einhaltung aller Vorgaben sicherzustellen.
✅ Mit einer guten Vorbereitung reduzieren Sie das Risiko finanzieller und rechtlicher Folgen und schaffen Vertrauen gegenüber dem Finanzamt.
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