GoBD
Các nguyên tắc quản lý và lưu trữ chỉnh chu sổ sách, hồ sơ, tài liệu ở dạng kỹ thuật số cũng như các quy định việc truy cập thông tin dữ liệu.
GoBD có nghĩa là gì?
Quy định quản lý
GoBD là tên viết tắt của “Các nguyên tắc quản lý và lưu trữ hợp lý sổ sách, hồ sơ và tài liệu ở dạng điện tử cũng như truy cập dữ liệu”. Đây là quy định hành chính của Bộ Tài chính liên bang.
GoBD quy định việc lưu trữ thông tin điện tử và xử lý các tài liệu liên quan đến thuế. Những tài liệu này phải được lưu trữ sao cho không thể thay đổi hoặc có thể tra cứu những sự thay đổi nếu đã thay đổi. Ngoài ra, GoBD cũng quy định quyền truy cập, quyền kiểm soát và phạm vi ảnh hưởng của kiểm toán viên đối với tài liệu.
Điều này có nghĩa là...
Thoạt đầu nghe thì có vẻ rất phức tạp, nhưng chỉ đơn giản được hiểu rằng, các hồ sơ chứng từ có liên quan đến thuế cần được bảo quản sao cho chúng không thể bị thay đổi hoặc mỗi thay đổi đều có thể tra cứu và nắm bắt.
Lưu ý:
Các quy định này ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống ghi nhận dữ liệu mục đích kế toán. Ví dụ các mục sau cần tuân thủ GoBD: kế toán tài chính, hệ thống tính tiền, quản lý hàng hóa, kế toán tài sản, kế toán tiền lương, đồng hồ taxi, cân điện tử, hệ thống lập đơn, ghi nhận thời gian, lưu trữ bảo quản.
GoBD có hiệu lực khi nào?
Công bố
GoBD được Bộ Tài chính Liên bang (BMF) giới thiệu lần đầu tiên vào ngày 14.11.2014 và các nguyên tắc này được áp dụng tại Đức kể từ ngày 01.01.2015.
Trong tháng 11 năm 2019 biên bản mới đã được công bố, có hiệu lực từ 1.1.2020. GoBD mới chứa những phương thức kỹ thuật số mới ví dụ như:
- Việc Chụp Ảnh các hóa đơn bằng điện thoại
- Lưu ý Công nghệ điện toán đám mây
Thông Tư Bộ Tài Chính (BMF)
Bạn có thể xem mô tả chi tiết về hai thông tư GoBD từ năm 2014 và 2019 dưới đây hoặc trực tiếp từ Bộ Tài chính Liên bang.
GoBD áp dụng cho ai?
Mọi các nhân và tổ chức đóng thuế đều có trách nhiệm
GoBD áp dụng cho mọi doanh nghiệp và tất cả người nộp thuế đều có nghĩa vụ như nhau, bất kể họ là chủ quán cà phê, người điều hành nhà hàng, người làm nghề tự do hay chủ doanh nghiệp nhỏ.
Với sự ra đời của GoBD, GDPdU và GoBS đã được thay thế và hợp nhất. Mục đích của Bộ Tài chính Liên bang là tạo ra sự rõ ràng của GoBD về mặt pháp lý và các quy định thống nhất cho các doanh nghiệp.
Vì vậy GoBD đã bao gồm GDPdU và cả GoBS.
- GoBS (1995) : Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
- GDPdU (2002) : Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Yêu cầu & Nghĩa vụ
6 tiêu chí của GoBD
Để việc hạch toán kế toán tuân thủ GoBD (Nguyên tắc về Tiếp cận và Lưu trữ Dữ liệu Kỹ thuật số và Quyền Kiểm tra Dữ liệu), bên cạnh phần mềm và hệ thống phù hợp, còn nhiều yếu tố khác cần được xem xét, ví dụ như các yêu cầu nội bộ,quy định công việc và cả hành vi của người dùng.
Do đó, một phần mềm chỉ có thể là một công cụ giúp đáp ứng các yêu cầu về kế toán điện tử tuân thủ GoBD. Dưới đây là 6 nguyên tắc GoBD quan trọng nhất cần đáp ứng, chúng tôi đã gọp lại cho bạn.
- Chỉnh chu
- Đầy đủ & đúng
- Tức thời
- Có thể kiểm chứng
- Không thể sửa đổi
- Có thể hiểu được
Điều đó cụ thể là gì?
Quan Trọng !
Tài liệu liên quan đến thuế
GoBD tuân thủ nếu tất cả các giao dịch kinh doanh liên quan đến thuế đã được ghi lại theo trình tự thời gian riêng lẻ, đầy đủ, chính xác, kịp thời và có trật tự và được lưu trữ theo quy định của GoBD. Tất cả các giao dịch kinh doanh làm thay đổi hoặc ghi lại lợi nhuận hoặc tài sản của công ty đều liên quan đến thuế.
Ví dụ: doanh số bán hàng tại cửa hàng, gửi và rút tiền mặt, thu nhập và chi phí hoạt động, thu nhập và đầu ra của hàng hóa, v.v. đều liên quan đến mục đích tính thuế.
Tài liệu mô tả quy trình
Verfahrensdokumentation ( Verfahren= Cách Thức, Quy Trình - Dokumentation = Tài liệu) về cơ bản không gì khác hơn là Tài liệu ghi nhận quy trình diễn ra trong một doanh nghiệp. Một người giám định bên thứ ba phải có khả năng có được cái nhìn tổng quan về các quy trình liên quan đến thuế trong một khoảng thời gian hợp lý. Tài liệu này dùng để mô tả các quy trình về cách lập kế hoạch tuân thủ các nguyên tắc của GoBD.
Nếu không có tài liệu thủ tục, những người chịu trách nhiệm không thể tuân thủ các nguyên tắc truy xuất nguồn gốc và khả năng xác minh đề ra. Do đó, tài liệu này là một phần thiết yếu của GoBD. ví dụ.:
- Làm thế nào để dữ liệu liên quan đến thuế được chuyển giao từ hệ thống này sang hệ thống khác?
- Làm thế nào có thể đảm bảo rằng mọi thứ được chuyển giao đầy đủ và chính xác?
- Các Hóa đơn và biên lai được lưu trữ, bảo quản và số hóa như thế nào?
Tất cả điều này phải được mô tả trong Verfahrensdokumentation
Hậu quả khi không tuân thủ
Ước tính thuế - Đòi tiền thêm - Phí phạt
Việc không tuân thủ các nguyên tắc hoặc vi phạm GoBD có thể dẫn đến nhiều hậu quả khác nhau tùy theo mức độ. Nếu phát hiện những thiếu sót trong việc tuân thủ GoBD trong quá trình kiểm tra thuế và đặc biệt nếu chúng dẫn đến những thiếu sót khác, chẳng hạn như số tiền bị làm sai lệch hoặc che giấu, thì điều này có thể gây ra hậu quả hình sự về thuế. Như đã mô tả ở trên, cơ quan thuế tiến hành kiểm toán theo tiêu chí GoBD và tùy theo mức độ, có thể yêu cầu nộp thuế bổ sung hoặc tính lãi cho các khoản thanh toán bổ sung, lập các ước tính đòi thêm tiền hoặc thậm chí áp dụng các khoản phạt.
FAQ
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Hành sử tuân thủ GoBD là khi triển khai thực hiện tất cả các yêu cầu của GoBD đối với các tài liệu liên quan đến thuế trong toàn bộ thời gian cần lưu giữ và bảo quản. Các yêu cầu của GoBD bao gồm:
- Không thể thay đổi
- Đầy đủ
- Có thể hiểu được và có thể kiểm tra
- Ghi nhận tức thời
- Chỉnh chu
- Đúng và Chuẩn chỉnh
Thư của BMF nêu rõ: “Người nộp thuế hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của sổ sách điện tử và các hồ sơ điện tử cần thiết khác. Đối với các công ty, điều này đặc biệt có nghĩa là ban quản lý và điều hành luôn chịu trách nhiệm tuân thủ GoBD.
Việc kiểm tra sự tuân thủ GoBD thuộc về trách nhiệm của cơ quan thuế có thẩm quyền và các kiểm toán viên của họ. Trong luật thuế, về nguyên tắc, có sự giả định rằng việc hạch toán kế toán là chính xác. Do đó, điều kiện tiên quyết để bị phạt trong trường hợp không tuân thủ là một lỗi có thể chứng minh được hoặc những sai sót nghiêm trọng trong việc hạch toán kế toán. Nếu những sai sót như vậy thực sự được phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị truy cứu trách nhiệm về thuế một cách thích hợp.
Các nguyên tắc GoBD đã được công bố bằng văn bản của Bộ Tài chính (BMF-Schreiben) ngày 14.11.2014. Các nguyên tắc này có hiệu lực từ ngày 01.01.2015.
GoBD yêu cầu một cái gọi là "hồ sơ thủ tục" (Verfahrensdokumentation), trong đó quy trình tổ chức và kỹ thuật của việc xử lý và lưu trữ tài liệu phải được ghi lại. Từ đó, người ta cũng phải thấy được dữ liệu có thể được tìm lại như thế nào và chúng được bảo vệ chống lại sự giả mạo, mất mát hoặc sao chép ra sao.
Ở nhiều đoạn khác nhau trong GoBD có đề cập đến hồ sơ thủ tục này, bởi vì nó đóng một vai trò quan trọng đối với khả năng kiểm tra lại sổ sách. Nó phải luôn có sẵn trong cùng thời hạn lưu trữ như thời hạn được quy định cho các tài liệu đã xử lý. Trong khoảng thời gian này, phải đảm bảo và chứng minh rằng quy trình được mô tả trong hồ sơ hoàn toàn tương ứng với quy trình được sử dụng trong thực tế.
Tuy nhiên, việc thiết kế cụ thể hồ sơ này như thế nào lại phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh và cả hệ thống xử lý dữ liệu được sử dụng. Trong mọi trường hợp, nó phải bao gồm một mô tả chung, tài liệu hướng dẫn người dùng, tài liệu kỹ thuật hệ thống và tài liệu vận hành. Và nó phải dễ hiểu và có thể kiểm tra được bởi một bên thứ ba có chuyên môn trong một khoảng thời gian hợp lý.
Bất kể là hóa đơn điện tử hay thư tín thương mại – ngay cả email cũng phải tuân theo nghĩa vụ lưu trữ của GoBD. Việc hóa đơn không được gửi dưới dạng giấy mà bằng điện tử vì lý do tốc độ và bảo vệ môi trường là điều thường thấy và cũng được chấp nhận. Cách xử lý này phù hợp với GoBD.
Trong trường hợp này, bạn thường sẽ nhận được một tin nhắn tiêu chuẩn nói rằng bạn sẽ tìm thấy hóa đơn hợp lệ trong tệp đính kèm (thường ở định dạng pdf). Tuy nhiên, những ai nhận được hóa đơn điện tử như vậy thì nhất định phải lưu chúng ở định dạng gốc. Nếu bản thân email còn chứa thêm các thông tin liên quan đến thuế, ví dụ như giải thích về việc giảm trừ, tăng thêm hoặc các giao dịch quan trọng khác, thì toàn bộ email phải được lưu giữ ở dạng gốc, không chỉ tệp đính kèm. Việc in hóa đơn này ra và lưu vào hồ sơ cũng không có tác dụng, vì bản in không trùng khớp với định dạng gốc của hóa đơn, tức là trong ví dụ của chúng ta là tệp pdf.
Đối với mọi hệ thống xử lý điện tử các nghiệp vụ kinh doanh (ví dụ: phần mềm kế toán, hệ thống quản lý hàng hóa hoặc hệ thống kasse) đều phải có một hồ sơ thủ tục được cấu trúc rõ ràng và dễ hiểu.
Hồ sơ thủ tục phải giải thích một cách dễ hiểu, đầy đủ và mạch lạc về nội dung, cấu trúc, quy trình và kết quả của việc xử lý dữ liệu. Nó phải mô tả cách các quy định và yêu cầu của GoBD được tuân thủ. Ví dụ, cách dữ liệu được tạo ra, xử lý và lưu trữ, cách tìm kiếm và đánh giá dữ liệu, và cách bảo vệ dữ liệu chống lại mất mát và giả mạo.
Nếu hệ thống xử lý dữ liệu sử dụng các chữ viết tắt hoặc ký hiệu, chúng phải được mô tả trong hồ sơ thủ tục.
Thông thường, hồ sơ thủ tục bao gồm một mô tả chung, tài liệu hướng dẫn người dùng, tài liệu kỹ thuật hệ thống và tài liệu vận hành. Tuy nhiên, phạm vi của hồ sơ này lại phụ thuộc vào độ phức tạp của hoạt động kinh doanh và loại hệ thống xử lý dữ liệu được sử dụng.
Khi một hồ sơ thủ tục được thay đổi, sự thay đổi đó phải được quản lý theo phiên bản và phiên bản trước đó vẫn phải có thể truy cập được.
Một doanh nghiệp hành động tuân thủ GoBD khi họ có thể đảm bảo các quy định được quy định trong GoBD trong toàn bộ thời gian của thời hạn lưu trữ. Sự hợp lệ theo yêu cầu áp dụng cho tất cả các tài liệu liên quan đến thuế - dù ở dạng giấy hay điện tử.
Z 1 – Truy cập dữ liệu trực tiếp:
Kiểm toán viên tài chính tự mình truy cập vào hệ thống kế toán. Trong quá trình này, dữ liệu được đọc và phân tích bằng phần mềm của người nộp thuế.
Nghĩa vụ hợp tác: Người nộp thuế phải cung cấp hệ thống và hướng dẫn cho kiểm toán viên tài chính trong trường hợp này. Kiểm toán viên phải nhận được quyền truy cập vào tất cả các dữ liệu và báo cáo đánh giá liên quan.
Z2 – Truy cập dữ liệu gián tiếp:
Cơ quan tài chính cũng có thể yêu cầu người nộp thuế tự truy cập dữ liệu cho kiểm toán viên và đánh giá dữ liệu đó cho họ.
Nghĩa vụ hợp tác: Người nộp thuế phải cung cấp phần cứng và phần mềm, cũng như những người quen thuộc với hệ thống (nhân viên) nếu cần, để thực hiện việc đánh giá.
Z3 – Chuyển giao dữ liệu:
Ngoài ra, kiểm toán viên tài chính cũng có thể yêu cầu một thiết bị lưu trữ dữ liệu (USB hoặc tương tự), trên đó người nộp thuế sao chép tất cả dữ liệu bắt buộc phải ghi chép và lưu trữ, bao gồm dữ liệu giao dịch, dữ liệu gốc và siêu dữ liệu (xem phần "khả năng đánh giá bằng máy móc" ở trên). Bản sao này không được tạo bởi chính kiểm toán viên tài chính. Thiết bị lưu trữ dữ liệu phải được trả lại chậm nhất sau khi các quyết định dựa trên kết quả kiểm tra được ban hành.
Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige muss die maschinell auswertbaren Daten auf einem eigenen Datenträger zur Verfügung stellen. Sind die Daten nicht ausreichend, kann die Finanzbehörde neue Datenträger mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen
THÊM THÔNG TIN VỀ CHỦ ĐỀ TÀI CHÍNH HÓA?
Xin hãy liên lạc với chúng tôi để biết thêm chi tiết
