GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Definition
Verwaltungvorschrift
GoBD ist die Abkürzung von „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie ist eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums.
Die GoBD regeln die elektronische Speicherung von Informationen und die Bearbeitung steuerrelevanter Unterlagen. Diese Dokumente sind so aufzubewahren, dass keine Änderungen vorgenommen oder bei Änderungen nachvollziehen werden können. Darüber hinaus regeln die GoBD auch die Zugriffsrechte, die Kontrolle und den Einflussbereich der Prüfer auf Unterlagen.
Das bedeutet ...
Das klingt am Anfang sehr kompliziert, das bedeutet aber nur, dass Steuerrelevante Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie unveränderbar sind bzw. jede Veränderungen nachvollzogen werden können.
Hinweis:
Diese Regelungen betreffen alle Systeme, die Daten für die Buchführung erfassen. GoBD konform müssen also zum Beispiel sein: Finanzbuchführung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Taxameter, elektronische Waagen, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem.
Zeitpunkt
Die GoBD wurden erstmals am 14.11. 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingeführt und die Grundsätze wurden in Deutschland ab dem 01.01.20215 angewendet.
Im November 2019 wurde dann die Neufassung veröffentlicht, die seit dem 1.1.20 gilt. Die neuen GoBD beinhalten die neuen digitalen Möglichkeiten, wie z.B.:
- Das Abfotografieren von Rechnungen mit Smartphones
- Berücksichtung Cloud-Technologie
BMF Schreiben
Eine detaillierte Beschreibung der beiden GoBD Schreiben vom 2014 und 2019 finden Sie hier unten und auch beim Bundesfinanzministerium.
Verpflichtung
Alle Steuerpflichtigen sind verpflichtet
Die GoBD gelten für jeden Unternehmer und alle Steuerpflichtigen sind gleichermaßen verpflichtet, egal ob Café Shop- Inhaber, Restaurant-Betreiber, Freiberufler oder Kleinunternehmer.
Mit der Einführung der GoBD wurde die GDPdU und die GoBS abgelöst und vereinheitlicht. Ziel des Bundesministeriums der Finanzen ist es, mit den GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen.
GoBD beinhaltet also GDPdU und GoBS.
- GoBS (1995) : Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
- GDPdU (2002) : Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Anforderung & Pflichten
6 Richtlinien der GoBD
Für eine GoBD-konforme Buchhaltung sind neben der richtigen Software und Systeme noch viele weitere Faktoren, wie beispielsweise interne Anforderungen, Arbeitsanweisungen und auch das Verhalten der Anwender, zu berücksichtigen.
Eine Software kann daher nur ein Hilfsmittel sein, um die Anforderungen an eine GoBD-konforme, elektronische Buchführung zu erfüllen. Wir haben für euch die 6 wichtigsten GoBD-Richtlinien zusammengefasst, die zu erfüllen sind.
- Ordnung
- Vollständig & Richtig
- Zeitgerecht
- Nachprüfbar
- Unveränderbar
- Nachvollziebar
Erklärung
Wichtig
Steuerrelevante Unterlagen & Verfahrensdokumentation
GoBD konform ist, wenn alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und gemäß den GoBD Vorschriften aufbewahrt wurde.Steuerrelevant sind alle Geschäftsvorfälle, die den Gewinn oder das Vermögen des Unternehmens verändern oder dokumentieren.
Steuerrelevant sind zum Beispiel Verkäufe im Geschäft, Kasseneinlagen und -entnahmen, Betriebseinnahmen und -ausgaben, Ein- und Ausgänge von Handelswaren etc.
Eine Verfahrensdokumentation ist im Grunde nichts anderes als eine Dokumentation der Prozesse, die im Unternehmen passieren. Dabei sollte eine sachverständige dritte Person innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über Prozesse, die steuerlich relevant sind, erlangen können. Diese Dokumentation dient dazu, die Prozesse zu beschreiben, wie man plant, die Grundsätze der GoBD einzuhalten.
Ohne eine Verfahrensdokumentation können Verantwortliche den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht einhalten. Deshalb ist diese Dokumentation wesentlicher Bestandteil der GoBD. zB.:
- Wie kommen steuerlich relevante Daten von einem System in das andere
- Wie ist dabei gesichert, dass alles vollständig und korrekt übertragen wird
- Wie werden Rechnung und Belege gespeichert, archiviert oder digitalisiert
All das muss eine Verfahrensdokumentation beschreiben
Folgen bei Nichteinhaltung:
Schätzungen – Nachzahlung – Bussgeld
Bei Nichteinhaltung der Grundsätze oder Verstößen der GoBD drohen je nach Ausmaß verschiedene Folgen. Fallen bei einer Betriebsprüfung Mängel bei der Einhaltung der GoBD auf und insbesondere so, dass sich daraus weitere Mängel ergeben, wie zum Beispiel, dass dadurch Beträge verfälscht oder verschleiert wurden, kann das steuerstrafrechtliche Folgen haben. Wie oben beschrieben, geht das Finanzamt bei einer Prüfung nach den Kriterien der GoBD vor und kann je nach Ausmaß beispielsweise Steuernachzahlungen oder Nachzahlungszinsen verlangen, Schätzungen machen oder auch Bußgelder veranlassen.
FAQ
OFT GESTELLTEN FRAGEN
Kassenbons dürfen in Papierform ausgegeben werden oder bei Zustimmung des Kunden in digitaler Form im PDF-Format. Folgende Angaben muss ein Kassenbon aktuell enthalten:
- Name und Anschrift des Handwerksbetriebs
- Datum der Ausstellung des Kassenbons
- Menge und Art des gelieferten Gegenstands oder Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag sowie Umsatzsteuersatz bzw. Verweis auf eine Steuerbefreiung
- Betrag je Zahlungsart
- Zeitpunkt und Ende der Abrechnung des „Vorgangs“
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler
- Prüfwert
Quelle Bundesamt für Justiz: Link
Sie sollten die TSE nur über Ihren Kassenlieferanten bzw. in Abstimmung mit diesem kaufen. Auch wenn die TSE der verschiedenen Hersteller sich optisch gleichen, hat jeder Hersteller eine etwas unterschiedliche Schnittstelle und es ist nicht gewährleistet, dass jede TSE zu Ihrem Kassensystem passt.
Wenn Sie noch keine Kasse haben, beraten wir Sie gern und stellen Ihnen ein Kassensystem mit TSE Modul bereits installiert zur Verfügung.
Ja ! Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung wurde eine allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt. Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthalten. Wenn der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zugestellt wird, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich. Es gibt wenige Ausnahmefälle, in denen ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht gestellt werden kann. ( zB. Wurstverkauf im Station )
Jede Registrierkasse muss eine Seriennummer haben. Die Kasse soll mit ihrer Seriennummer beim Finanzamt angemeldet werden.
Ab dem 01.01.2025 kann die Meldung über das elektronische Portal „Mein Elster“ und die ERiC Schnittstelle erfolgen. Dort geben Sie Ihre Unternehmensdaten an und geben Informationen zu den von Ihnen verwendeten Kassengeräten an. Das sind die Pflichtangaben.
- Name des Steuerpflichtigen
- Steueridentifikationsnummer des Steuerpflichtigen
- Zertifizierungs-ID, zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy und Seriennummer der TSE
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (je Betriebsstätte / Einsatzort)
- Anzahl der verwendeten Kassengeräte
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
- Kaufdatum des Kassensystems
- Datum der Außerbetriebnahme des Kassensystems. (Verkauft, Defekt, Verbrannt, gestohlen usw.)
